Communication interne: Définition, objectifs et outils
Beaucoup d’entreprises ont tendance à concentrer leurs efforts de communication sur leurs clients et partenaires externes. Pourtant, la communication interne est un enjeu crucial pour les organisations. Elle permet de créer un sentiment d’appartenance au sein des équipes, booster l’engagement de ses employés, mais aussi d’optimiser la diffusion d’informations clés et donc d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise.
Pour toutes ces raisons, il est crucial de mettre en place des actions de communication interne pertinentes. Quels outils utiliser, quelles sont les personnes à mobiliser au sein de ses équipes et quel type de communication privilégier ? Nous vous partageons des conseils pratiques dans ce guide afin que vous puissiez améliorer la communication entre l’ensemble de vos collaborateurs.
Communication interne : De quoi parle-t-on ?
La communication interne englobe tous les canaux, outils et stratégies mises en place par votre entreprise pour faciliter le partage d’informations au sein de votre organisation. Elle peut ainsi aller des messages informels que s’échangent vos employés via le chat en ligne aux newsletters mensuelles que vous partagez à l’ensemble de vos équipes pour les tenir au courant des principales actualités de l’entreprise et de son secteur.
De nombreux éléments entrent donc en jeu lorsque l’on parle de communication interne en entreprise. Certaines informations à partager son obligatoire sur le plan légal (comme par exemple informer les salariés de leurs droits, de toute modification dans la politique et le règlement interne, etc.) Mais mettre en place des leviers de communication interne peut aussi et surtout permettre à votre entreprise de favoriser l’engagement et la productivité de ses employés.
Plus globalement, tous les services de l’entreprise sont concernés par la communication interne : des RH en passant par le marketing, la direction, mais aussi les salariés eux-mêmes (dont l’adoption de ces canaux est cruciale pour le succès de la stratégie de communication interne).
Pourquoi développer sa communication interne ?
La première raison d’être d’une communication interne en entreprise est tout simplement de tenir ses collaborateurs informés. Qu’il s’agisse d’événements corporates à venir, des changements de politique interne, des initiatives de RSE portées par l’organisation ou de la santé globale de l’entreprise, l’information est un puissant outil de fidélisation, d’engagement, mais aussi de performances. Un employé averti en vaut deux et suivre de près l’actualité de l’entreprise est crucial pour se sentir pleinement intégré et motivé à participer à son développement.
Mais le partage et la circulation de l’information sont loin d’être les seules raisons de développer sa communication interne. Il s’agit aussi d’un puissant outil pour :
- Développer sa culture interne. Le rôle des communications internes est aussi de participer à créer et faire vivre la culture de votre entreprise. C’est un levier pour partager vos valeurs, créer du lien entre vos salariés, etc.
- Booster l’engagement de ses collaborateurs. Créer une conversation bidirectionnelle non seulement entre ses salariés, mais aussi entre les différents départements de l’entreprise et la direction est indispensable pour favoriser le sentiment d’appartenance. Vos employés seront d’autant plus engagés dans la croissance de votre entreprise s’ils ont une vision globale de ses défis, mais aussi s’ils sentent que leur voix est entendue est que leur avis compte.
- Mieux gérer les crises internes. Tout n’est pas toujours rose dans une entreprise. Les périodes de baisse d’activité ou de restructuration des effectifs peuvent être particulièrement difficiles à traverser. La communication interne permet de maintenir le dialogue, de favoriser une gestion plus transparente et de la crise, et d’impliquer les collaborateurs dans sa résolution.
Les types de communication interne
La communication interne est souvent utilisée comme concept générique. Il existe en réalité plusieurs types de communication, en fonction des spécificités de l’organisation et de ses enjeux stratégiques.
Voici les principaux types de communication interne en entreprise ;
1. La communication descendante : des leaders aux employés
Cette forme de communication interne a pour principal objectif la diffusion d’information des dirigeants vers les collaborateurs (stratégie de l’entreprise, résultats de l’année passée, calendrier des évènements à venir, etc.) C’est aussi un levier motivationnel, pour féliciter les salariés pour leur travail et les encourager à poursuivre leurs efforts.
2. La communication de crise ou de changement
Que votre entreprise soit en train de traverser une période difficile, ou qu’elle doive faire face à de profonds changements structurels, il sera dans les deux cas indispensable de mettre en place une stratégie de communication interne appropriée. Vous pouvez créer des canaux de diffusion à l’échelle de toute l’entreprise, mais aussi des groupes de travail thématiques pour une action concertée plus efficace.
3. La communication ascendante et bidirectionnelle
Le flux d’information au sein d’une entreprise ne se limite pas à une logique top-down. En effet, il est aussi important pour la direction de faire remonter l’information, les connaissances et les bonnes pratiques de ses équipes.
Une organisation saine doit de plus encourager les échanges entre ses différents départements (notamment afin de faciliter le partage d’expérience, la collaboration et éviter les silos de communication). On parle alors de communication peer-to-peer, particulièrement importante si vos employés sont disséminés sur plusieurs sites ou travaillent dans plusieurs pays.
En simplifiant les échanges au sein de vos équipes, vous pourrez faire émerger de nouvelles idées, résoudre plus facilement des challenges stratégiques… De manière générale, vous pourrez surtout créer un sentiment d’appartenance et un esprit d’équipe beaucoup plus fort et durable.
4. La communication sociale
La culture d’entreprise est un aspect souvent intangible mais extrêmement important pour l’attractivité de votre marque employeur et le bien-être de vos employés. Comme on l’a vu, cette dernière est alimentée par la communication interne, notamment sociale. Elle peut être définie comme le partage de contenus qui ne sont pas directement liés à l’activité de l’entreprise, mais englobe plutôt :
- les évènements de team building,
- les engagements et les valeurs portées par l’organisation,
- les témoignages d’employés, etc.
Mettre en place une communication interne en entreprise
L’élaboration d’une stratégie de communication interne efficace nécessite de la planification, une collaboration entre l’ensemble des parties prenantes, mais aussi une compréhension fine des objectifs de votre organisation. Pour vous aider à créer une stratégie fidèle aux enjeux de communication interne de votre entreprise, voici les étapes que nous vous conseillons de suivre :
1. Identifier les parties prenantes de la communication interne
La première étape consiste à identifier quelles seront les parties prenantes de votre communication interne. On englobe ici les personnes qui seront en charge de créer les contenus ou d’animer les canaux de communication, mais aussi le public à qui ces contenus s’adressent. Réfléchissez en termes du type d’informations que vous comptez diffuser, mais aussi les fonctions et niveaux d’expérience nécessaires pour prendre en main la communication de votre entreprise.
2. Déterminer les objectifs
Vous allez ensuite devoir déterminer les objectifs pour améliorer votre communication interne. Quels sont les résultats que vous attendez en créant des canaux de communication au sein de votre entreprise ? Souhaitez-vous booster l’engagement de vos employés ? Faciliter le partage d’informations ? Intégrer vos filiales et avoir une communication interne internationale ? Consolider votre culture d’entreprise pour renforcer votre marque employeur ? Définir vos objectifs vous permettra d’établir un calendrier éditorial plus pertinent, mais aussi de mieux analyser les performances de votre stratégie de communication interne.
3. Choisir les canaux de diffusion
Maintenant que vous avez identifié votre public, vous allez pouvoir choisir les canaux de communication interne les plus efficaces pour l’atteindre. On s’attardera un peu plus tard sur les meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour échanger au sein de votre organisation. Mais tenez bien compte des préférences de vos employés. Vous pouvez aussi vous appuyer sur les tendances actuelles dans la communication interne.
4. Développer un calendrier de contenu
De la même manière que pour une stratégie de communication externe, la prochaine étape consiste ici à élaborer votre calendrier éditorial et vos actions de communication. Développez votre stratégie de contenu en fonction des objectifs de communication interne que vous vous êtes fixés. Vous pouvez par exemple décider de partager une newsletter mensuelle, publier de façon hebdomadaire sur votre réseau social d’entreprise ou partager des articles inspirants sur votre blog interne.
Le plus important est d’élaborer une stratégie réaliste, qui tienne bien compte de votre budget et du temps dont disposent vos équipes pour créer ce contenu.
5. Mesurer ses résultats et optimiser sa communication interne
La dernière phase de votre stratégie de communication interne consiste à mesurer son efficacité. Vous pouvez vous baser sur des KPI tels que le taux d’ouverture et de clics, le nombre de messages échangés, les retours de vos employés. N’hésitez pas à leur demander leurs feedbacks afin de comprendre ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré.
Les différents acteurs impliqués dans la communication interne
Pour mettre en place cette stratégie de communication interne au sein de votre entreprise, vous allez devoir vous appuyer sur les bonnes personnes. Comme on l’a énoncé un peu plus tôt, une stratégie efficace englobe un maximum de collaborateurs, aussi bien au sein des équipes dirigeantes que dans les autres strates de votre organisations.
Vous pouvez par exemple impliquer :
- Votre équipe de communication : qui pourra, du fait de son expérience en la matière) vous appuyer dans la réalisation de votre contenu ou l’utilisation des canaux de communication.
- Les dirigeants et managers, dont le rôle sera plutôt de donner le ton de votre communication interne et de participer à définir ses principaux enjeux. C’est aussi des équipes dirigeantes qu’émaneront les informations stratégiques qui nourriront la communication interne.
- Les chefs de département vous aideront à adapter vos messages en fonction des spécificités de leurs équipes. Ils sont également très importants pour obtenir des informations précises sur tous les aspects de l’organisation.
- Les RH, qui se concentreront plutôt sur l’engagement des employés (et leur adoption des canaux de communication) ainsi que sur la communication sociale ;
- L’informatique se chargera de mettre en place les outils de communication et de faire remonter les KPIs de performance.
Les employés sont, pour finir, des participants actifs de votre communication interne. Ils peuvent participer à l’élaboration des contenus, s’engager dans une diffusion plus large de l’information, mais aussi vous fournir de précieux commentaires.
5 outils indispensables pour la communication interne
Pour finir, il est important de bien choisir (et éventuellement mixer) vos outils de communication interne. En fonction des informations que vous souhaitez partager, ainsi que des publics que vous ciblez, certains canaux seront plus pertinents que d’autres. Voici quelques exemples pour votre communication interne:
1. La newsletter interne.
Idem que pour votre communication interne, l’infolettre est un rendez-vous que vous donnez à vos collaborateurs (sur une base hebdomadaire ou mensuelle, selon la fréquence et le volume de contenus que vous désirez transmettre). Envoyée par email, c’est un bon moyen de maintenir vos employés informés des actualités de votre organisation (nouveaux partenariats, évènements, changement dans les services, projets en cours, etc.)
2. L’application QVT et RSE:
Organisez des challenges internes et communiquez autour des thématiques importantes de votre organisation (Sport, santé mentale, Octobre Rose etc). Grâce à une application touchez tous les collaborateurs et sensibilisez-les.
3. La messagerie instantanée.
Plus interactif, ce mode de communication permet de créer des groupes de travail et de favoriser les échanges à tous les niveaux de l’entreprise. Vous pouvez vous tourner vers Google Chat, mais aussi Slack.
4. Le réseau social d’entreprise (ou RSE).
Ces espaces de communication ont une forte dimension collaborative. Ils permettent donc de maintenir une communication informelle et conviviale entre vos équipes. C’est aussi un bon moyen pour chacun de personnaliser son profil et fil d’actualité, tout en pouvant chatter facilement avec les autres salariés.
5. L’affichage en entreprise.
Vous pouvez aussi opter pour les affichages dans les parties communes de votre entreprise pour communiquer sur la politique de votre entreprise, ses valeurs, ou les derniers évènements organisés pour vos équipes.
