Améliorer la communication interne en 10 étapes
La communication interne permet de maintenir les collaborateurs informés, de renforcer la cohésion d’équipe et la productivité, mais aussi de créer un environnement de travail positif.
Dans cet article, nous vous proposons un focus spécial sur les 3 types de communication internes, les raisons pour lesquelles il est important de l’améliorer ainsi que des étapes, des solutions et des idées concrètes pour optimiser la communication au sein de votre entreprise.
Quels sont les enjeux de la communication interne ?
Une entreprise qui communique est une entreprise qui performe. En effet, la communication interne joue un rôle vital dans le bon fonctionnement d’une entreprise.
Cette liste non exhaustive permet de comprendre un peu mieux la position de pilier de la communication interne au sein d’une organisation :
- Engagement des collaborateurs : Une bonne communication interne favorise l’engagement des collaborateurs en les informant des objectifs de l’entreprise, des changements organisationnels et des résultats obtenus.
- Cohésion d’équipe : Elle renforce la cohésion et la collaboration entre les membres de l’équipe, créant ainsi un environnement de travail harmonieux et productif.
- Transparence et confiance : La communication interne transparente installe un climat de confiance, où les collaborateurs se sentent respectés et écoutés.
- Réduction des conflits : En facilitant l’échange d’informations et la compréhension mutuelle, la communication interne contribue à réduire les malentendus et les conflits.
Les 3 types de communication interne
La communication en entreprise est un vaste sujet.
Pour mieux la comprendre et l’appréhender, on peut la diviser et trois sous-sections bien distinctes :
- La Communication Ascendante
Elle concerne les informations qui remontent des collaborateurs vers la direction. Elle inclut les feedbacks, les suggestions et les rapports d’activités.
Pour vous donner un exemple concret de communication ascendante, les collaborateurs peuvent soumettre des suggestions d’amélioration via des boîtes à idées ou des enquêtes de satisfaction. - La Communication Descendante
C’est la communication qui part de la direction vers les collaborateurs. Elle comprend les annonces, les directives et les informations stratégiques.
Par exemple, la direction communique les objectifs trimestriels lors d’une réunion générale du personnel. - La Communication Horizontale Elle se déroule entre les membres d’une même équipe ou entre différentes équipes au même niveau hiérarchique. Elle favorise la collaboration et le partage d’informations.
Pour illustrer ce type de communication interne, on peut penser aux membres d’une équipe marketing qui partageraient des idées et des ressources lors d’une réunion de brainstorming.
Améliorer la communication interne : Pour quoi faire ?
Chaque décision compte dans une entreprise. Alors il est tout à fait légitime de se demander pourquoi réunir des moyens, des équipes et du temps pour améliorer la communication interne.
En clair, nous vous résumons cela en quelques points.
- Augmentation de la productivité : Des échanges d’informations clairs et efficaces permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
- Renforcement de la motivation et de l’engagement : Les collaborateurs bien informés et écoutés sont plus motivés et impliqués dans leurs tâches.
- Amélioration du climat social : Une bonne communication interne réduit les tensions et crée un environnement de travail plus agréable.
- Optimisation des processus internes : Les échanges réguliers permettent d’identifier rapidement les dysfonctionnements et de mettre en place des solutions appropriées.
- Renforcement de la transparence : Une communication interne efficace favorise la confiance en fournissant aux employés des informations claires et accessibles sur les décisions et les objectifs de l’entreprise.
- Encouragement de l’innovation : Une communication ouverte et collaborative stimule l’échange d’idées et la créativité, conduisant à de nouvelles solutions et à l’amélioration des processus.
Améliorer la communication interne en 10 étapes
1. Réaliser un audit de la communication interne
Avant de mettre en place des actions de communication interne, il est essentiel de réaliser un audit.
Ce dernier permet d’identifier les forces et les faiblesses de la communication actuelle. Il peut inclure des sondages, des entretiens individuels et des analyses des outils de communication existants.
2. Définir des objectifs clairs
Après l’audit, définissez des objectifs précis et mesurables pour l’amélioration de la communication interne. Ces objectifs doivent être alignés avec la stratégie globale de l’entreprise et répondre aux besoins identifiés lors de l’audit.
3. Choisir les bons outils de communication
Sélectionnez les outils de communication adaptés aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. Les options peuvent inclure des plateformes de messagerie instantanée, des intranets, des newsletters, des applications mobiles, des outils de gestion de projet, etc.
4. Mettre en place des canaux de feedback
Créez des canaux de feedback efficaces pour permettre à votre communauté de s’exprimer librement. Cela peut inclure des sondages réguliers, des boîtes à suggestions, des réunions de feedback et des sessions de discussion informelles.
5. Former les collaborateurs
Assurez-vous que tous les collaborateurs, y compris les managers, sont formés aux meilleures pratiques de communication. Proposez des formations sur la communication non-verbale, la communication non violente, l’écoute active, la gestion des conflits et l’utilisation des outils de communication.
6. Encourager la communication informelle
Faites en sorte que les collaborateurs aient des occasions et des endroits pour communiquer de manière informelle. Les pauses-café, les déjeuners d’équipe et les événements sociaux favorisent les échanges et renforcent les liens entre les membres de l’équipe.
7. Suivre et évaluer les progrès
Implémentez des indicateurs de performance pour suivre et évaluer l’efficacité de vos initiatives de communication interne et l’analyse de votre communauté d’entreprise. Analysez régulièrement les résultats et ajustez vos stratégies en conséquence.
8. Promouvoir la transparence
Encouragez une culture de transparence en partageant régulièrement les informations importantes avec tous les collaborateurs. Cela inclut les résultats financiers, les changements organisationnels et les nouvelles opportunités.
9. Célébrer les réussites
Reconnaissez et célébrez les succès de vos initiatives de communication interne. Cela peut se faire à travers des mentions spéciales lors des réunions ou, pourquoi pas, des articles dans la newsletter interne.
10. Impliquer la direction
La direction et les managers doivent montrer l’exemple en adoptant et en soutenant activement les initiatives de communication interne. Leur engagement est crucial pour la réussite de ces initiatives.
12 idées pour améliorer sa communication interne
1. Organiser des challenges connectés avec Teamupp
Les challenges connectés internes sont un excellent moyen de promouvoir la santé, le bien-être et la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise.
Avec une application comme Teamupp, vous pouvez créer des défis interactifs et engageants qui motivent les participants à adopter des comportements sains et à renforcer leurs liens. Ces challenges peuvent aborder divers thèmes, tels que la santé physique, la santé mentale, ou encore la durabilité environnementale.
Côté direction, vous disposez d’une application clef en main et personnalisable, pour suivre les progrès de vos équipes, réserver des ateliers de communication, initier des challenges, etc.
2. Mettre en place une newsletter interne
La newsletter est un outil efficace pour diffuser les informations importantes au sein de l’entreprise.
Elle peut contenir des actualités sur les projets en cours, des annonces de nouveaux collaborateurs, des articles de blog pertinents, ou encore des conseils pratiques.
Avec cette solution de communication descendante, les membres de l’équipe se sentent plus investis et valorisés.
En rendant la newsletter attrayante visuellement et en la personnalisant en fonction des intérêts des collaborateurs, vous favorisez son ouverture et son engagement.
3. Créer un intranet interactif
Un intranet bien conçu peut devenir le hub central de la communication interne dans votre entreprise.
Il peut regrouper toutes les informations utiles, telles que les politiques de l’entreprise, les procédures internes, les calendriers d’événements, et même des espaces de discussion et de partage.
Un intranet interactif encourage la collaboration et la participation des collaborateurs, en favorisant un accès facile à l’information et en facilitant les échanges.
4. Organiser des sessions de feedback régulières
Vous le savez, le feedback est essentiel pour améliorer la communication et la collaboration au sein d’une organisation, peu importe son secteur ou la taille de son effectif.
Organisez des sessions de feedback régulières, que ce soit sous forme de réunions individuelles, d’ateliers d’équipe ou de sondages anonymes. Vous pouvez également encourager la communication ascendante sous forme de discussions informelles.
Quoi qu’il en soit, essayez d’encourager l’ouverture et l’honnêteté, et prenez des mesures concrètes pour répondre aux préoccupations soulevées par vos collaborateurs.
5. Créer des groupes de travail transversaux
Les groupes de travail transversaux rassemblent des collaborateurs de différents services ou départements pour travailler sur des projets spécifiques.
Cette approche favorise la collaboration, la diversité des perspectives et la résolution créative de problèmes.
Cette idée pour améliorer la communication en interne peut avoir un impact puissant sur l’ambiance au travail. Elle encourage la participation, renforce les liens interdépartementaux et favorise le partage des connaissances au sein de l’entreprise.
6. Encourager le partage de connaissances
Mettez en place des initiatives pour encourager le partage de connaissances au sein de votre entreprise.
Cela peut prendre la forme de sessions de formation, de mentorat, de forums de discussion ou de plateformes de partage de documents. Favoriser l’apprentissage continu et la collaboration, permet de créer une culture du savoir au sein de l’entreprise et de stimuler l’innovation.
7. Utiliser des outils de messagerie instantanée
L’intégration d’outils de messagerie instantanée, tels que Slack ou Microsoft Teams, peut considérablement améliorer la communication interne. Ces plateformes permettent des échanges rapides, des discussions en temps réel et la création de canaux thématiques pour différents projets ou départements.
Elles facilitent également le partage de fichiers et la collaboration en ligne et réduisent l’empreinte carbone que peut avoir l’envoi de courriels.
8. Organiser des événements de team building
Les événements de team building sont absolument essentiels pour renforcer les relations entre les collaborateurs et créer un environnement de travail harmonieux.
Ces événements peuvent inclure des sorties en plein air, des ateliers créatifs, des jeux d’équipe ou des journées de volontariat. Ils permettent aux collaborateurs de mieux se connaître et de travailler ensemble de manière plus efficace.
9. Créer un programme de reconnaissance des collaborateurs
La reconnaissance régulière des efforts et des réalisations des collaborateurs peut grandement améliorer la motivation et l’engagement.
Mettez en place un programme de reconnaissance où les collaborateurs peuvent être nominés pour leurs contributions exceptionnelles.
Cela peut se faire à travers des prix mensuels, des mentions spéciales lors des réunions d’équipe ou des articles dans la newsletter interne.
Attention tout de même à ne pas encourager la compétition malsaine en évitant de mettre l’accent sur les classements ou les récompenses basées uniquement sur la performance individuelle.
Au lieu de cela, favorisez la reconnaissance collective et mettez en avant les valeurs de collaboration et de soutien mutuel. Encouragez les efforts d’équipe et soulignez l’importance de travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs.
10. Lancer des podcasts internes
Les podcasts internes sont une manière innovante de partager des informations, des interviews et des histoires au sein de l’entreprise.
Ils peuvent inclure des entretiens avec des membres de la direction, des discussions sur les projets en cours, des conseils professionnels ou des récits inspirants de collaborateurs.
11. Organiser des afterworks réguliers
Au bureau, dans un bar, au sein d’un événement, etc. Les afterworks sont changeants et adaptables.
Planifiez simplement des rencontres informelles après le travail où les collaborateurs peuvent se détendre et échanger dans un cadre convivial.
Ces moments précieux favorisent les interactions interpersonnelles et renforcent les liens au sein de l’équipe.
12. Mettre en place des "journées portes ouvertes"
Encouragez la découverte des différents départements de l’entreprise en organisant des journées où chaque service présente ses activités et ses projets.
Cela améliore la compréhension mutuelle et la collaboration entre les équipes.
