Les 8 enjeux d'une communication interne réussie
Une communication interne inefficace peut gravement nuire à la santé de votre organisation. Lorsque vos employés ne communiquent pas bien entre eux, il devient plus difficile de collaborer, de mener à bien les projets stratégiques de l’entreprise, de régler les conflits avant qu’ils ne paralysent l’organisation ou même de partager les feedbacks pourtant indispensables à l’amélioration des processus et de la productivité.
S’il est vrai que les enjeux de communication interne sont nombreux, et que votre entreprise devra faire face à différents challenges pour l’améliorer, cette approche reste cruciale pour booster l’efficacité et l’engagement de vos collaborateurs.
Une étude menée par McKinsey Global Institute a révélé que lorsque l’entreprise crée plus de connexions entre ses employés, elle récolte de meilleurs résultats financiers. En moyenne, elles peuvent constater une augmentation de leur production de 20 à 25 %.
Pour mettre en place des canaux de communication efficaces et adaptés aux besoins et pratiques de vos employés, il est donc crucial de comprendre quels sont les principaux défis qui peuvent entraver les échanges au sein de votre organisation. Les enjeux de communication interne sont propres à chaque organisation, mais certains schémas ont tendance à se répéter d’une entreprise à l’autre.
Dans cet article, nous vous présentons les 8 principaux enjeux de communication interne en entreprise auxquels vous pouvez faire face. Vous découvrirez également des solutions et outils pratiques pour répondre à ces défis.
1. Avoir des échanges plus clairs et productifs avec ses équipes
Le premier enjeu de communication interne que vous pouvez rencontrer au sein de vos équipes est le manque de clarté dans le message qui est transmis. Le destinataire peut ne pas comprendre l’information partagée ou ce qui est attendu de lui à cet égard.
Cela peut-être dû à une mauvaise formulation, à un manque de contexte (le destinataire ne comprend pas à quelle situation ou projet fait référence le message) ou même à une barrière linguistique/culturelle.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : votre entreprise doit prendre des mesures actives pour s’assurer que les messages transmis soient bien compris. Cela peut passer par une segmentation de l’audience afin de formuler différemment le message ou d’y apporter les précisions nécessaires. Par exemple, une information technique peut être partagée à des employés non aguerris avec un langage plus simple ou des explications supplémentaires facilitant la compréhension et l’assimilation.
2. Faciliter le partage d’information et briser les silos de communication
Les silos de communication sont l’un des enjeux de communication interne les plus courants au sein des entreprises. Par silos on entend le manque de connexion entre différents services ou différentes succursales de l’organisation. Ces derniers entravent le partage d’information et donc la collaboration intersectorielle/internationale.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : Pour résoudre ce problème et briser les silos d’information qui peuvent subsister au sein de vos équipes, il est crucial de favoriser une communication plus transparente. Cela ne veut pas forcément dire de supprimer les accès privilégiés de certains services à des informations sensibles, ni de partager toutes les informations relatives à l’entreprise à l’ensemble des équipes (au risque de créer un brouhaha peu propice à la productivité).
La clé est plutôt d’encourager une communication interne ouverte, en organisant régulièrement des réunions inter-équipes sur des sujets transversaux et en mettant en place des outils de collaboration plus efficaces. Cela suppose néanmoins de mettre en œuvre des protocoles de communication et d’accès clairs, afin de protéger les données qui doivent l’être.
Plus globalement, veillez à créer des opportunités durant lesquelles vos employés pourront créer des liens avec les collaborateurs qui ne sont pas nécessairement dans leur équipe. Ces moments de partage facilitent le sentiment d’appartenance, mais aussi l’échanges de bonnes pratiques et de connaissances.
3. Prévenir les RPS liés à la surcharge informationnelle
La principale raison d’être des silos est d’éviter la surcharge d’information. En effet, il s’agit de l’un des principaux enjeux de communication interne en entreprise, les employés étant souvent bombardés de nouveaux emails et notifications tout au long de la journée, ce qui là encore aura des répercussions sur leur capacité à se concentrer et à être productifs.
Plus grave encore, la surcharge informationnelle peut augmenter les risques de burn out, en créant un climat stressant qui donnera l’impression à vos équipes d’être constamment dépassées ou d’être passées à côté d’informations/d’opportunités importantes.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : il existe plusieurs façons de surmonter une éventuelle surcharge d’informations dans votre communication interne. La première consiste à opter pour des canaux de communication asynchrone (en particulier pour les informations qui ne sont pas urgentes). Vos employés pourront ainsi accéder aux échanges et aux ressources quand ils le souhaitent ou quand ils en ont besoin.
Vous pouvez également organiser des ateliers de sensibilisation à ce sujet, dans lesquels vous pourrez partager des astuces et bonnes pratiques pour aider vos employés à gérer plus efficacement leur consommation d’information.
4 conseils pour réduire la surcharge informationnelle au travail
- Limiter le nombre d’applications que doivent utiliser vos employés et proposer à vos employés de participer à une digital detox
- Limiter les copies en e-mail aux personnes directement concernées par l’information
- Réduire les réunions
- Organiser, prioriser les flux d’informations et stopper les échanges à partir d’une certaine heure
4. Encourager le partage de feedbacks
Le manque d’opportunité ou de canaux de communication interne pour partager des feedbacks peut aussi créer des problèmes de communication interne. En effet, vos collaborateurs ont besoin de se sentir écoutés et seront plus enclins à s’engager dans une organisation dans laquelle ils ont le sentiment que leur avis est pris en compte.
Lorsque les feedbacks ne sont pas donnés de manière constructive ou qu’il n’existe tout simplement pas les canaux pour faire part de ses critiques/retours aux autres employés, cela peut aussi entraîner des malentendus au sein des équipes, des conflits, et même nuire aux relations interpersonnelles. Plus largement, il sera difficile pour vos collaborateurs d’identifier les points qu’ils peuvent améliorer et donc de gagner en efficacité.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : Soyez clair et précis lorsque vous donnez votre avis. Cela implique par exemple de donner des exemples concrets de ce que le destinataire fait correctement et des choses qu’il pourrait améliorer. Soyez également constructif dans vos retours et concentrez-vous sur les actions et non sur la personne.
Au niveau de l’organisation, il peut être aussi intéressant de créer des canaux ou des rendez-vous spécifiquement dédiés aux feedbacks. Par exemple, les managers peuvent prévoir des points mensuels ou annuels avec leurs équipes afin de cibler les améliorations à apporter dans leur travail, mais aussi de partager des solutions adaptées (formation, réaménagement des missions, réorientation interne, etc.)
5. Créer un environnement de travail interculturel et inclusif
Les barrières linguistiques et culturelles posent elles aussi de sérieux défis à la communication interne de l’entreprise. Si cette dernière est présente dans plusieurs pays ou qu’elle a mis en place une politique de recrutement plus diversifiée et inclusives, elle doit réfléchir aux outils à mettre en place pour éviter que les styles de communication ou même les différentes langues parlées par ses équipes ne nuisent à la collaboration et à la compréhension.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : une solution très simple à ce problème peut être de fournir à vos employés des outils de traduction automatique de leurs messages. Il existe aujourd’hui de nombreux modules que vous pouvez intégrer à votre plateforme de communication et alimentés par l’intelligence artificielle.
Plus globalement, offrez à vos employés des formations sur le management interculturel. Cela vous permettra de créer une culture interne plus inclusive et respectueuse des différences culturelles qui peuvent exister au sein de vos équipes.
6. Créer une stack de communication interne plus efficace
De nombreuses entreprises se contentent d’outils obsolètes aux fonctionnalités limitées, conçus pour la communication externe ou qui ne sont pas optimisés pour tous les appareils/usages. En effet, selon les spécificités de votre organisation, les habitudes et besoins de vos équipes, vous aurez souvent besoin de plusieurs solutions complémentaires (asynchrone/synchrone, vidéo/audio/écrit, individuelles/collectives/thématiques, etc.
Or si vous n’avez pas les bons outils, il sera presque impossible d’avoir une communication interne fluide, de passer la bonne information à la bonne personne au bon moment, et donc d’être au maximum de vos capacités.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : commencez par réaliser un audit de votre stack technologique interne. Identifiez les points à améliorer, les lacunes dont peuvent souffrir vos équipes, etc. Pour leur offrir les bons outils, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur une enquête interne qui vous permettra de collecter les retours et suggestions de vos collaborateurs.
Vous pourrez non seulement choisir les outils qui répondent spécifiquement à leurs attentes et challenges spécifiques. Mais vous limiterez aussi les frictions d’intégration et d’adoption en vous assurant que la majorité de vos collaborateurs soient à l’aise avec leurs nouveaux logiciels.
7. Mieux engager les employés à distance dans sa communication interne
Engager des employés à distance peut être un défi, mais ce n’est malheureusement pas une option. Sans une stratégie efficace pour intégrer les personnes qui travaillent à domicile ou à distance dans les flux de communication interne, ces dernières risquent de se sentir isolées, exclues du reste des équipes.
Elles seront aussi et surtout beaucoup moins productives, puisqu’elles n’auront pas accès à toutes les informations dont elles ont besoin pour donner le meilleur d’elles-mêmes.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : soyez proactif dans les communications que vous avez avec vos employés à distance. Mettez en place des points réguliers afin de les tenir informés des avancées qu’ils auraient pu manquer du fait de ne pas être présents dans vos locaux. Organisez également des réunions à distance et des évènements de team building en ligne afin qu’ils se sentent pleinement intégrés à vos équipes.
8. Analyser ses processus de communication interne pour une amélioration en continue
Supposons que vous travailliez sur une stratégie visant à améliorer la sécurité au travail. Vous avez envoyé un e-mail à l’ensemble de vos équipes contenant de la documentation, des formulaires de sécurité numérisés et créé des listes de contrôle mobiles. Bref : vous avez fait votre part.
Mais si vous ne suivez pas de près des KPI de communication interne précis, vous n’aurez aucun moyen de vous assurer que vos employés aient bien reçu, compris et intégré l’information transmise.
La solution pour répondre à cet enjeu de communication interne : vous pouvez commencer par utiliser un logiciel de suivi des communications internes pour tracker l’engagement de vos employés et comprendre comment ils interagissent avec le contenu que vous leur partagez.
Pensez à analyser régulièrement vos rapports, à comparer les métriques d’un mois sur l’autre, etc. Vous pourrez ainsi identifier des pistes d’amélioration pour améliorer la portée de vos messages et créer une stratégie de communication interne plus efficace.
La mise en place de canaux de partage de feedbacks évoquée plus haut sera ici aussi déterminante pour permettre à vos collaborateurs de vous faire part de leurs avis et de suggérer directement des leviers d’optimisation.
5 outils pour répondre aux enjeux de communication interne
Comme on l’a déjà évoqué, le meilleur moyen de répondre aux enjeux de communication interne auxquels fait face votre entreprise est d’utiliser des outils de communication interne adaptés aux défis que vous rencontrez et aux besoins de vos collaborateurs.
Parmi les solutions indispensables qui vous permettront d’améliorer significativement vos échanges et de fluidifier le partage d’informations au sein de vos équipes, vous pouvez vous équiper de :
- Un logiciel de messagerie instantanée : ce dernier facilitera les échanges informels au sein de vos équipes et rendra le partage d’information et la collaboration beaucoup plus fluide ;
- Une application de challenges connectés pour booster l’engagement de vos collaborateurs et faciliter l’organisation d’ateliers et d’évènements de team building ;
- Un réseau social d’entreprise : tout comme les médias sociaux classiques, c’est un excellent moyen de renforcer les liens entre vos collaborateurs et de partager des informations pertinentes à l’ensemble de vos effectifs ;
- L’affichage physique : ce dernier sera indispensable pour organiser des évènements en interne, mais aussi partager des informations essentielles (relatives à la sécurité au travail, par exemple) ;
- Une solution de visioconférence : c’est l’outil indispensable pour maintenir une communication ouverte et humaine avec vos équipes à l’étranger ou en remote.
