Lutter contre l’absentéisme au travail pour une entreprise performante
Le facteur humain est un élément clé de la réussite d’une entreprise. Au-delà de la stratégie économique et marketing, ce sont bien les collaborateurs qui produisent la richesse. Leur motivation est essentielle au dynamisme et au développement des sociétés. L’absentéisme peut poser de graves problèmes.
De quoi s’agit-il exactement ? Quel est le coût de l’absentéisme en entreprise, et comment y remédier ? Voici un tour complet de la question.
L’absentéisme au travail, qu’est-ce que c’est ?
Avant de chercher à comprendre d’où vient l’absentéisme en entreprise et ce qui le déclenche, essayons d’en établir le champ précis.
Une définition de l’absentéisme en entreprise
Il n’existe pas de définition officielle de l’absentéisme au travail. On peut cependant le voir comme l’absence répétée d’un salarié sur son lieu de travail alors que sa présence est requise.
Il faut en exclure les absences justifiées : congés payés, congés de proche aidant, RTT. Ce ne sont pas des indicateurs pertinents sur l’état de santé de l’entreprise.
Ce qu’on appelle l’absentéisme en entreprise, au contraire, peut être le symptôme d’un problème individuel ou collectif. C’est pourquoi certains y incluent également les arrêts maladie.
Comment calcule-t-on le taux d’absentéisme au travail ?
Le taux d’absentéisme au travail prend en compte les arrêts maladie, les accidents du travail, de trajet, les maladies professionnelles, les absences injustifiées ainsi que les congés pour enfants malades et autres événements familiaux.
La formule de calcul est la suivante :
Taux d’absentéisme = (nombre de jours d’absence/nombre de jours théoriquement travaillés sur une période déterminée) X 100.
Par exemple, une PME de 30 salariés a compté en novembre 40 jours d’absence (hors congés payés, RTT).
Sachant qu’un salarié travaille en moyenne 7 heures par jour :
Heures d’absence : 40 X 7 = 280 heures
Heures théoriquement travaillées en novembre 2022 : 21 jours, soit 21X 7 heures par jour X 30 salariés = 4410 heures travaillées dans la PME en novembre 2022.
Taux d’absentéisme = (280/4410) X100 = 6,35 %
L’état de l’absentéisme au travail en France
Selon le baromètre Absentéisme WTW 2022, le taux d’absentéisme s’élèverait en 2021 à 4,6 %. Il était selon la même source de 3,4 % en 2017 soit une hausse de 37 % sur 4 ans.
Le COVID a impacté ce taux (monté à 4,9 % en 2020). Mais tout laisse penser que le rapport des Français au travail a fortement évolué. Ce taux risque de rester à ce niveau au cours des prochaines années.
Quelles sont les causes de l’absentéisme au travail ?
Les raisons des absences prolongées ou répétées des salariés sont de deux ordres : en relation avec le contexte professionnel, ou plus personnelles.
Des facteurs personnels
On y inclut :
- Des problématiques concernant l’environnement familial du salarié comme la garde d’un enfant malade,
- Des problèmes de santé personnels, le désengagement au travail à cause de perte de sens.
- Des absences non justifiées et dites de confort…
Des causes professionnelles
On y recense :
- Les accidents du travail,
- Les maladies professionnelles,
- L’ambiance dégradée au travail,
- De mauvaises conditions de travail…
La frontière n’est pas étanche entre les soucis personnels et professionnels. Selon une étude menée en 2019 par Malakoff Humanis, 87 % des arrêts de travail étaient liés à un contexte non professionnel, 13 % uniquement à un contexte professionnel, et 33 % relevaient de problèmes à la fois professionnels et personnels.
La problématique absentéisme en entreprise et ses enjeux
L’absence d’un salarié, quand elle se répète ou se prolonge, peut déstabiliser une équipe, un service. Lorsque l’absentéisme est élevé dans l’entreprise, la situation peut devenir inquiétante pour la bonne santé de l’entreprise.
1 – Une désorganisation des équipes
L’absence d’une ou plusieurs personnes dans un service a des effets cumulatifs.
D’abord, une surcharge de travail pour les membres présents, qui doivent assumer les missions des absents. Une réaffectation de leur tâche à d’autres services est possible, mais contribue à alourdir le travail d’autres salariés.
2 – Une baisse de productivité
Lorsque la situation se prolonge sans mesure provisoire, on constate une diminution de la productivité : les salariés présents se focalisent sur leurs propres missions et délaissent celles de leur collègue absent.
3 – D’éventuels retards sur les commandes
Cela peut se traduire par des retards sur des activités auxquelles était affecté le salarié absent.
Par voie de conséquence, cela peut générer un certain mécontentement des clients concernés.
4 – Une détérioration de l’ambiance de travail et une démotivation des présents
Cette désorganisation et cette surcharge de travail nuisent à l’ambiance collective. Frustrations, stress, l’absence de salariés peut détériorer le climat général, d’autant plus si la qualité de vie au travail n’est pas optimale.
De même, et concomitamment, cela peut démotiver les salariés présents : ils ont trop de travail, ils estiment ne pas disposer de bonnes conditions de travail, et ils ont de plus l’image de leur(s) collègue(s) qui, peut-être, se tournent les pouces.
Ou l’idée que la direction ne fait pas ce qu’il faut pour leur alléger la tâche. D’où un vrai risque de baisse des motivations.
5 – Une baisse de rentabilité
Cet absentéisme peut conduire l’entreprise à voir sa rentabilité décroître. Moins de forces de travail, une désorganisation difficile à régler, des salariés démotivés, des clients mécontents : tout cela peut enrayer une belle croissance !
Comment lutter contre l’absentéisme au travail ?
Heureusement, il existe des solutions pour éviter de subir les conséquences d’un mauvais taux d’absentéisme.
Anticiper par des indicateurs et des analyses
Commencez par suivre régulièrement le taux d’absentéisme de votre entreprise. Si vous estimez qu’il est élevé, ou si vous constatez qu’il croît, réalisez une analyse détaillée du phénomène.
L’analyse des données RH
Mettez en place un registre des absences : pour chaque salarié, notez les causes, les répétitions, la durée des absences. Cela vous renseignera sur l’ampleur du phénomène et sa typologie.
N’hésitez pas à échanger avec les salariés concernés ou à demander à leurs managers de le faire. Comprendre leur ressenti, leurs raisons, leur mal-être vous renseignera sur l’étendue et la nature du ou des problèmes.
L’analyse des coûts de l’absentéisme
En parallèle, il est fortement conseillé de réaliser un audit des coûts générés par l’absentéisme dans votre entreprise.
Il vous faut prendre en compte :
- Le salaire versé au salarié pendant son ou ses absences ;
- Le remplacement éventuel du salarié : heures supplémentaires, recrutement d’un CDD, intérim…, y compris le temps passé par la direction des RH pour chaque cas ;
- La gestion des salariés absents : contrôle, entretiens, médecine du travail…
- Le chiffrage des effets de la désorganisation sur les équipes.
Cela permet d’identifier les leviers prioritaires susceptibles de les faire diminuer. À son issue, vous saurez comment réduire l’absentéisme au travail.
Mettre en œuvre des solutions adaptées
Il existe plusieurs actions majeures pouvant améliorer le taux d’absentéisme. Selon ses causes, vous serez en mesure d’activer un ou plusieurs de ces cinq leviers.
1 – Systématiser un management positif
Sans lui mettre tout sur le dos, un management inadapté est souvent porteur de démotivation ou de burn-out, tout du moins d’insatisfaction dans les équipes.
La pratique d’un management bienveillant, à l’écoute, proche des collaborateurs, est un atout. Travailler sous la responsabilité d’une personne fiable, soutenante, qui sait prendre les bonnes décisions et motiver son équipe donne envie de se rendre au travail.
Si certains de vos managers manquent d’une telle fibre, des formations existent pouvant leur donner toutes les clés pour mieux encadrer les salariés.
2 – Ajuster ou repenser la politique RH de l’entreprise
Découlant d’une stratégie de ressources humaines qui fixe les orientations globales de gestion du personnel, la mise en œuvre de la politique RH en est l’application concrète.
Elle est essentielle pour donner aux salariés une vision de leur présence et de leur avenir dans l’entreprise. La politique RH doit proposer à chacun des possibilités de mobilité et d’avancement internes, une grille salariale motivante, des formations professionnelles adaptées aux attentes des salariés comme aux besoins de l’entreprise.
Peut-être cette politique RH est-elle à réajuster si l’absentéisme trouve sa source dans de faibles perspectives de carrière et une politique salariale jugée injuste. S’il est nécessaire de penser global, quelques mesures clés présentées en priorité peuvent d’emblée inverser une tendance négative.
3 – Redonner du sens au travail
La perception du travail change et aboutit aujourd’hui à une demande de sens dans la pratique d’une activité professionnelle.
On constate une montée du « bore-out », cette tendance à considérer son travail comme sans intérêt et sans utilité, qui conduit à une large démotivation.
Il est vrai qu’un certain nombre de métiers reposent sur des actes répétitifs et peu valorisés, que ce soit dans les travaux de bureau ou dans l’industrie.
Communiquer est essentiel : chaque collaborateur doit être conscient de l’utilité de ses missions, utilité pour l’équipe à laquelle il appartient et dont il est un maillon indispensable, utilité pour l’entreprise, utilité pour la société puisqu’il contribue à répondre aux besoins des consommateurs.
C’est au manager d’organiser le travail de manière que chaque salarié y trouve son compte. Une tâche trop répétitive ne peut-elle s’accompagner d’autres missions plus motivantes, faisant appel à d’autres compétences ?
Convaincre chaque membre du personnel de son utilité professionnelle et lui permettre de s’épanouir dans la pratique de son emploi permet un engagement plus fort de leur part.
4 – Agir sur le climat social et les relations au travail
Le climat social au sein d’une entreprise dépend de nombreux éléments : salaires, management, politique RH, conditions et qualité de vie au travail.
L’absentéisme au travail prospère dans un environnement considéré comme désagréable, voire hostile. Nous verrons plus loin la notion de qualité de vie.
Tout commence par l’intégration des salariés dans une équipe et dans l’entreprise. Une nouvelle recrue peut peiner à s’insérer dans une équipe déjà existante parce que le manager ne fait pas l’effort nécessaire de l’accompagner, de communiquer auprès de l’équipe ses compétences et ses missions.
Un salarié peut se trouver en porte à faux avec le reste de son équipe pour d’innombrables raisons tenant tant au travail lui-même qu’à des comportements et des a priori mal acceptés.
C’est au responsable de déminer ce genre de situations bien trop fréquentes. Un salarié en souffrance, isolé, qui se considère comme stigmatisé ou non reconnu, pourra prendre le chemin de l’absence.
5 – Engager une démarche QVT
Si votre entreprise n’a pas encore engagé de démarche Qualité de Vie au Travail, il est temps d’y penser.
Processus fédérateur, elle permet d’améliorer de grands thèmes essentiels dans l’entreprise : la santé et le bien-être des salariés, leur motivation et en conséquence la productivité.
C’est une démarche au long cours, mettant progressivement en œuvre de nombreuses actions qui auront été réfléchies et validées par l’ensemble du personnel. Ce travail collaboratif est en lui-même un facteur de cohésion et d’engagement.
Organiser des sessions de prévention des troubles liés au travail et des séances de bien-être dans les locaux de votre société fait partie intégrante de la démarche QVT.
Des intervenants extérieurs experts sur le sujet peuvent venir animer des ateliers de gestion du stress, ou de prévention du harcèlement.
Les corps sont souvent malmenés dans l’exercice professionnel. Pour éviter de voir vos salariés multiplier des arrêts de travail, ouvrez leur plutôt la possibilité d’apprendre comment éviter les troubles musculosquelettiques : l’échauffement avant de prendre son poste, les étirements lorsqu’on travaille devant un écran ou une formation plus complète sur les postures leur donneront les armes pour lutter contre les maux de leur métier.
N’hésitez pas à leur offrir des moments de détente dynamiques : une séance de yoga, une heure de sport, ou quelques minutes de massage seront grandement appréciées et contribueront à la bonne forme de vos collaborateurs.
Vous pourrez rapidement constater les effets positifs de ces ateliers et de la démarche QVT sur le climat social, la motivation des salariés… et le taux d’absentéismes en chute libre !
Les sanctions sont-elles utiles pour réduire l’absentéisme au travail ?
Dans une majorité des cas, le salarié ne s’absente pas pour son confort, mais parce qu’il ne peut faire autrement. Une maladie chronique ou grave va l’obliger à s’absenter plus ou moins régulièrement. Il pourra d’ailleurs négocier un temps partiel thérapeutique.
Il faut donc être vigilant et bien comprendre ce qui motive l’arrêt de travail.
Un salarié cumulant de nombreux arrêts ne doit pas être menacé, mais écouté dans un premier temps. Des échanges entre son manager et lui-même, éventuellement en présence de la direction des ressources humaines, seront organisés.
Ils ont pour objectif de trouver des solutions au problème du salarié. Un accord informel peut souvent être trouvé, le salarié s’engageant à plus de présence en contrepartie d’éventuels aménagements de son travail.
Les sanctions ne doivent intervenir qu’en dernière extrémité, lorsque la mauvaise foi d’un collaborateur a pu être mise en évidence.
Au-delà d’une absence de 48 h non justifiée, et surtout si cela est fréquent, vous pouvez adresser une lettre mettant en demeure votre salarié de reprendre son poste ou de justifier son absence.
Sans réponse ou si la situation se répète, vous avez toute latitude pour envoyer un avertissement au salarié puis, sans changement notoire de comportement, pour entamer une procédure de licenciement.
