Événement Phygital : organisation et exemples
Vous avez sûrement déjà entendu parler d’événements physiques et d’événements virtuels, mais connaissez-vous le phygital ? C’est la rencontre parfaite entre les deux !
Ce format hybride combine la magie du présentiel avec l’interactivité du digital. De plus en plus d’événements d’entreprises se font sous ce format pour rassembler les équipes, qu’elles soient au bureau ou à l’autre bout du monde.
Vous voulez en savoir plus sur cette tendance ? Vous êtes au bon endroit !
Événement phygital : de quoi parle-t-on ?
Le phygital, c’est le mariage entre le physique et le digital. Ce concept né en 2013 combine l’expérience en présentiel avec des interactions et des outils numériques. Il ne s’agit pas simplement d’ajouter un écran à un événement physique, mais bien de créer une expérience où les deux dimensions se complètent.
Dans un événement phygital, vous pouvez par exemple assister à une conférence sur place tout en interagissant via des applications mobiles, suivre une formation en direct tout en partageant vos impressions sur les réseaux sociaux, ou encore participer à des ateliers physiques avec des outils numériques.
De plus en plus d’entreprises adoptent ce format pour des événements. Le phygital permet de connecter efficacement les collaborateurs et les participants, qu’ils soient sur place ou à l’autre bout du monde. En fait, le concept a réellement pris son essor avec l’augmentation du télétravail et des équipes distribuées aux quatre coins du monde.
Aujourd’hui, organiser un événement phygital permet de dépasser les limites géographiques et d’atteindre une audience bien plus large qu’avec un événement organisé uniquement en présentiel.
5 exemples d’événements phygitaux
Vous vous demandez comment un événement phygital pourrait s’adapter à votre entreprise ? Voici quelques idées qui fonctionnent à coup sûr.
1. Le Team Building phygital avec Teamupp
Un teambuilding phygital, c’est un très bon moyen de rassembler vos équipes, qu’elles soient au bureau, en télétravail ou dans différents pays.
Avec l’application Teamupp, vos collaborateurs peuvent participer à des challenges connectés, comme des courses virtuelles ou des quizz collaboratifs. Ils peuvent interagir en temps réel, se motiver mutuellement et renforcer leur cohésion, même à distance.
Teamupp permet également de créer des événements en plusieurs langues, ce qui en fait l’outil idéal pour des équipes multisites et internationales.
2. Un séminaire d’entreprise phygital
Vous souhaitez rassembler toute votre équipe, mais certains collaborateurs ne peuvent pas se déplacer ? Organisez un séminaire d’entreprise phygital en rassemblant une partie de votre équipe physiquement dans un lieu central tout en permettant aux autres de participer en ligne. Les participants à distance peuvent suivre en direct les présentations, poser des questions et même interagir avec les ateliers en ligne. C’est une solution idéale pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer, mais souhaitent tout de même participer pleinement à l’événement.
3. Une conférence phygitale
La conférence phygitale est parfaite pour toucher une audience beaucoup plus large. Vous pouvez avoir un public en salle tout en diffusant l’événement en streaming pour les participants éloignés. En plus du visionnage en direct, ils peuvent participer activement avec des outils de sondage, des Q&A en ligne ou encore des sessions de networking virtuel.
4. Des congrès ou colloques phygitaux
Les congrès et colloques sont des événements parfaits pour le phygital. Ils permettent de réunir des experts à la fois en présentiel et en virtuel. Les participants peuvent échanger et débattre de manière interactive, peu importe où ils se trouvent. Cela permet également d’attirer des conférenciers qui ne peuvent pas se déplacer physiquement, tout en offrant une expérience enrichissante à un public élargi.
5. Des symposiums phygitaux
Envie de rendre un symposium accessible à un maximum de personnes, même à l’autre bout du monde ? Un symposium phygital permet de réunir chercheurs, professionnels et experts tout en rendant les conférences accessibles en direct ou en replay aux participants en ligne. Ce format permet de maintenir une forte interactivité tout en élargissant la portée des discussions.
Les avantages d’un événement phygital
Pourquoi choisir le phygital plutôt qu’un événement uniquement physique ou virtuel ?
1. Une audience élargie
Avec un événement phygital, votre audience n’est plus limitée aux personnes qui peuvent se déplacer. Vous pouvez rassembler des participants du monde entier et augmenter ainsi votre portée et l’impact de votre événement.
63 % des entreprises ayant adopté des événements phygitaux ont vu une augmentation de la participation à leurs événements, selon une étude de Wild Apricot en 2023.
2. Un engagement accru
Le format phygital permet une meilleure interaction grâce aux outils digitaux. Les participants, qu’ils soient sur place ou à distance, peuvent poser des questions en direct, participer à des sondages, ou encore échanger via des chats en ligne.
3. Une personnalisation à tous les niveaux
Grâce aux outils digitaux, il est possible de personnaliser l’expérience de chaque participant. Ils peuvent choisir les sessions auxquelles ils veulent assister, interagir à leur rythme et participer selon leurs préférences, que ce soit en présentiel ou en ligne. C’est une approche plus flexible et inclusive.
4. Un impact positif pour la planète
Réduire les déplacements physiques grâce au phygital permet de diminuer l’empreinte carbone des événements. Moins de voyages en avion, moins de location de véhicules et moins d’énergie consommée sur place, c’est un bon point pour l’environnement !
5. Une solution économique
Moins de frais de déplacement, moins de location de locaux et d’hébergements : l’événement phygital, c’est aussi une solution plus économique !
Un événement phygital permet de réduire jusqu’à 30 % des coûts logistiques, tout en augmentant l’interaction avec une audience élargie.
[Source : EventMB Report, 2022]
6. Le maintien du lien avec des collaborateurs multisites
Avec des collaborateurs répartis sur plusieurs sites, voire dans différents pays, le phygital permet de garder tout le monde connecté. Grâce à des outils comme Teamupp, vous pouvez organiser des événements interactifs qui incluent tous vos collaborateurs, peu importe où ils se trouvent.
Comment organiser un événement phygital réussi ?
Voici quelques étapes simples à suivre pour garantir le succès de votre événement phygital.
1. Définissez votre public cible
Avant tout, à qui s’adresse votre événement ? S’agit-il de collaborateurs, de partenaires, de clients ? Définir clairement votre audience vous permet de choisir les outils et les formats les plus adaptés pour engager tout le monde, en présentiel et en ligne.
2. Choisissez le bon type d’événement
En fonction de vos objectifs et de votre public, sélectionnez le format qui correspond le mieux : un séminaire, un teambuilding, une conférence, etc. Chaque format a ses spécificités et ses avantages pour favoriser l’interaction et la participation.
3. Préparez une communication efficace
Une bonne communication, c’est la clé d’un événement interne réussi ! Assurez-vous que toutes les informations essentielles (lieu, horaires, liens de connexion, etc.) soient communiquées à l’avance. Utilisez les réseaux sociaux, les emails, ou encore des invitations digitales pour informer les participants et les motiver.
4. Utilisez du matériel technique de qualité
Un événement phygital repose sur la technologie. De bons outils : caméras de qualité, plateformes de streaming robustes, et connexion internet fiable sont indispensables. Pensez également à utiliser des logiciels adaptés pour faciliter l’interaction en ligne, comme des outils de chat ou des sondages en direct.
5. Créez des moments interactifs
L’interactivité est la clé du phygital. Intégrez des moments où les participants peuvent poser des questions, répondre à des sondages ou participer à des ateliers collaboratifs. Cela permet de maintenir leur attention et d’assurer une meilleure expérience.
6. Faites appel à des influenceurs ou experts
Pour renforcer la notoriété de votre événement, pourquoi ne pas faire appel à des influenceurs ou des experts ? Ils peuvent attirer une audience plus large, participer à des discussions en ligne et donner un coup de projecteur à votre événement.
7. Recueillez des feedbacks
Après l’événement, prenez le temps de récolter les retours des participants. Que ce soit à travers des questionnaires ou des discussions, leurs retours vous aideront à améliorer les prochains événements et à comprendre ce qui a bien fonctionné… ou moins bien !
