Organiser un événement virtuel : Conseils, prix, exemples
Envie d’organiser un événement virtuel ? Dans cet article, nous vous expliquons absolument tout ce qu’il faut savoir pour un événement d’entreprise réussi !
On y va ?

Les différents types d'événements virtuels : Définitions, explications
Vous vous sentez un peu perdu ? Pas de problème, on vous a fait un petit glossaire récapitulatif de tous les événements virtuels que vous trouverez sur la toile.
1. Les webinaires
Les webinaires sont des conférences interactives en ligne qui permettent de partager des connaissances ou des informations avec un public ciblé. Pour cela, on utilise souvent des outils comme Zoom, Google Meet, Teams, etc.
Par exemple, en 2023, Zoom a organisé un webinaire pour former les utilisateurs professionnels sur ses nouvelles fonctionnalités de collaboration, attirant des participants de plus de 20 pays.
Avantages :Facile à l’organisation, coût réduit, portée internationale, interaction en direct via des chats, sondages ou Q&A.
Adapté pour : Un peu tout, notamment des lancements de produits, formations clients, sensibilisation à des thématiques spécifiques, des webinaires de captures ou de ventes, etc.

2. Team building en ligne
De plus en plus populaire depuis ces dernières années du fait de l’arrivée en force du télétravail , le team building virtuel regroupe des activités en ligne pour renforcer la cohésion d’équipe, même à distance.
L’idée est simple : renforcer les liens entre collègues et le sentiment d’appartenance à une équipe, pour les entreprises où les collaborateurs ne travaillent pas forcément ensemble : télétravail, entreprises multisites, filiales internationales, etc.
Teamupp propose une application mobile aussi flexible que facile d’utilisation. Customisez vos compétitions sportives virtuelles et autres défis interactifs, invitez-vos collaborateurs et c’est parti !
Avantages : Activités ludiques et engageantes, adaptées aux équipes distribuées.
Adapté pour : Challenges en ligne, quiz collaboratifs, activités sociales.
3. Les conférences virtuelles
Comme sa cousine en présentiel, la conférence virtuelle vise principalement à transmettre des informations à un public varié, le tout dans des sessions multi-intervenants et sur une plateforme numérique dédiée. Pour les conférences virtuelles, certaines organisations, comme TEDx, utilisent des outils plus poussés, tels que Airmeet, ou ON24.
Avantages : Accessibilité accrue surtout en comparaison avec une conférence en présentiel, bon taux d’engagement, networking via des salons de discussion virtuels, enregistrements disponibles pour visionnage ultérieur.
Adapté pour : Conférences internationales, forums thématiques, sommets industriels, etc.
4. Les ateliers en ligne (workshops)
Les ateliers virtuels favorisent l’apprentissage interactif et collaboratif autour d’un sujet précis. Généralement, ils sont composés d’une partie théorique, mais aussi d’une partie pratique, où les participants suivent les directives de l’intervenant.
L’entreprise Adobe a organisé un workshop virtuel sur Photoshop, une de ces solutions, pour permettre aux participants de travailler sur des projets en temps réel avec l’aide d’experts. Super idée, n’est-ce pas ?
Avantages : Participation active des participants, pratique en temps réel, faible coût logistique par rapport à l’organisation d’un atelier.
Adapté pour : Formations professionnelles, sessions de brainstorming, créativité collaborative.
5. Les salons virtuels
Les salons digitaux reproduisent l’expérience d’un salon physique, avec des stands, des démonstrations et des interactions en direct, qui sont d’ailleurs souvent privilégiés.
Avantages : Présentation de plusieurs exposants, interactions en temps réel, portée mondiale.
Adapté pour : Recrutement, salons commerciaux, foires aux produits.
Pour illustrer ce concept qui peut paraître un peu flou pour certains, la « Tech Job Fair » organise des salons 100 % virtuels où des entreprises technologiques et candidats se rencontrent. Le salon a attiré plus de 60 000 personnes, issues de 16 pays.
6. Les séances de formation en ligne (MOOCs)
Les MOOCs (Massive Open Online Courses) permettent d’acquérir de nouvelles compétences via des cours en ligne accessibles à tous.
Google propose régulièrement des MOOCs gratuits sur le marketing digital via la plateforme Google Digital Garage, suivis par des millions de participants à travers le monde.
Avantages : Flexibilité d’apprentissage, accès mondial, réduction des coûts de formation.
Adapté pour : Formations techniques, montée en compétence professionnelle.
7. Les événements de mise en réseau
Similaire aux salons virtuels, la mise en réseau en ligne est plutôt axée sur l’établissement de contacts professionnels ou personnels via des outils numériques.
Avantages : Du networking, mais accessible depuis n’importe quel lieu, belles opportunités de collaboration.
Adapté pour : Réseautage professionnel, rencontres entre partenaires et/ou clients.
8. Les événements hybrides
Pour combiner l’engagement d’un événement en présentiel et en en présentiel, les événements hybrides allient la richesse des interactions conventionnelles avec la flexibilité et la portée mondiale offertes par le digital.
Un événement hybride permet à la fois aux participants présents sur place et à ceux connectés à distance de vivre une expérience enrichissante et immersive !
Le salon Viva Technology, organisé chaque année à Paris, est un parfait exemple d’événement hybride. En 2023, il a combiné une exposition physique au parc des Expositions de la porte de Versailles avec une plateforme digitale complète. Cela a permis au festival d’accueillir 91 000 visiteurs sur place et plus de 300 000 participants en ligne de 146 pays, rien que ça…
Avantages : Interactivité locale et distance, flexibilité pour les participants, engagement boosté,
Adapté pour : Conférences, lancements internationaux, séminaires, salons, etc.
Les avantages des événements virtuels
Les événements virtuels sont de plus en plus séduisants dans le monde du travail. Ils se démarquent clairement par leur capacité à répondre aux besoins des entreprises modernes, comme à ceux des participants.
Voici quelques raisons en plus pour vous motiver à tester ce format de plus en plus populaire :
Pour les entreprises
- Réduction des coûts logistiques et de déplacement
Organiser un événement virtuel élimine des dépenses importantes comme la location de lieux, le transport ou l’hébergement des intervenants et participants. Moins de logistique, plus d’efficacité ! - Portée mondiale, sans limites géographiques
Un événement virtuel peut rassembler des audiences dispersées aux quatre coins du globe, tout cela sans visas, ni billets d’avion, ni empreinte carbone. - Un engagement pour l’environnement
Moins de déplacements signifie moins d’émissions de CO₂. En optant pour le virtuel, vous montrez votre engagement envers une démarche écoresponsable, un atout majeur pour votre image.
Pour les participants
- Accessibilité… Sans bouger de chez soi !
Quel luxe… Que vous soyez à votre bureau, dans votre salon ou en voyage, il suffit d’une bonne connexion internet pour participer. Plus besoin de bloquer une journée entière pour se déplacer ! - Flexibilité grâce aux sessions enregistrées
Manqué une session ? Pas de problème ! Avec les replays, les participants peuvent revoir les moments clés à leur rythme, même après l’événement. - Expériences interactives et immersives
Chats en direct, sondages interactifs, Q&A en temps réel, et même des espaces de networking virtuels rendent l’expérience engageante et mémorable.
Créer un événement virtuel pas à pas
Plutôt motivé, mais vous avez du mal à vous lancer ? Les problèmes techniques vous effraient ?
Voici quelques points clefs pour que vous soyez aussi serein que motivé à l’idée de lancer un événement virtuel.
Suivez le guide !
Avant l’événement virtuel : Organisation et logistique
1. Définir les objectifs
Avant de vous lancer, posez-vous les bonnes questions : pourquoi organisez-vous cet événement ? Est-ce pour former, informer, inspirer ou vendre ?
Quels résultats attendez-vous ? Cela peut être le nombre de participants, le taux d’interaction ou encore un retour sur investissement spécifique.
En bref, avoir des objectifs clairs vous permettra de bâtir un contenu pertinent et de mesurer le succès de votre initiative.
2. Choisir une plateforme adaptée : L’épine dorsale de votre événement
La plateforme est au cœur de votre expérience virtuelle. Assurez-vous qu’elle soit sérieuse et qu’elle propose les fonctionnalités de base, telles que :
- Streaming en direct pour captiver votre audience en temps réel.
- Options interactives comme des chats en direct, des sondages ou des espaces de networking.
- Enregistrements pour permettre aux participants de revoir les sessions après l’événement.
Nous vous recommandons les mastodontes du marché comme Zoom, Teams ou Google Meet pour les webinaires et Hopin pour les conférences complexes. Ces outils sont fait leur preuve et sont fièrement recommandés par les pros du digital.
3. Planifier les sessions pour une expérience bien rythmée
Structurez clairement votre agenda pour y inclure des sessions courtes et dynamiques de 30 à 45 minutes pour maintenir l’attention et des moments interactifs, comme des Q&A ou des sondages en direct, pour garder les participants engagés.
N’oubliez pas de faire des pauses pour éviter la fatigue et permettre aux participants de se ressourcer, de se faire un café ou d’aller aux toilettes…
4. Tester les outils : Pas de place pour l’improvisation
Avant le grand jour, réalisez des tests techniques pour identifier et résoudre les éventuels problèmes : connexion internet, qualité audio et vidéo, compatibilité des outils, etc.

Pendant un événement virtuel : Ce qu'il faut pouvoir gérer le jour J
1. Assistance technique en temps réel : Restez réactif
Les imprévus techniques peuvent survenir, mais une équipe de support réactive fait toute la différence. Assurez-vous d’avoir au moins une personne qui surveille la plateforme, corrige les pannes éventuelles et veille à la fluidité des diffusions.
Juste au cas où, prévoyez une solution de secours, comme une vidéo pré-enregistrée.
2. Créez un événement vivant et participatif avec des interactions en direct
L’engagement des participants est essentiel pour transformer un événement virtuel en succès. Exploitez les outils interactifs de votre plateforme d’événement digital pour favoriser l’implication de vos collaborateurs : sondages et quiz en direct, chats en ligne, Q&A, etc.
3. Gestion rigoureuse du temps : Respectez l’agenda
Un événement bien rythmé maintient l’attention de l’audience. Pensez à chronométrer vos sessions, prévoir des temps de pauses, et toujours garder de la place pour les dépassements : 15 minutes au moins, surtout si vous avez plusieurs événements virtuels d’affilée.
Notre conseil : préparez un petit signal discret pour alerter les intervenants lorsqu’ils approchent de la fin de leur temps imparti.
Après votre événement : les bonnes pratiques
Pour garantir une amélioration constante de vos événements virtuels, nous vous recommandons de :
- Collecter les retours : Utiliser des formulaires ou des sondages pour emmagasiner ces données essentielles pour la suite.
- Envoyer un suivi : Partager des enregistrements ou des résumés, pour fidéliser les participants.
- Analyser les résultats : Évaluer les indicateurs de performance, le taux d’engagements, les départs, les questions posées, etc.
Organiser un événement virtuel : Combien ça coûte ?
Il faut le dire d’entrée, un événement virtuel est drastiquement moins cher qu’un événement en présentiel. Cependant, comme pour tout, les coûts peuvent varier selon plusieurs facteurs clés :
Location de la plateforme : Entre 50 € et 500 €/mois
Les plateformes de webinaire telles que Zoom, Webex, ou GoToWebinar offrent des fonctionnalités essentielles comme l’hébergement en ligne, le partage d’écran, l’enregistrement, et la gestion des participants.
Les prix des abonnements varient selon la taille de l’audience et les fonctionnalités choisies. Pour tester les plateformes d’événements virtuels, la plupart proposent des plans de départs gratuits.

Matériel technique : Coût modéré mais essentiel
Le matériel nécessaire pour un webinaire est relativement simple. À minima, vous aurez besoin d’un ordinateur avec une bonne connexion Internet, webcam et micro intégré.
Production de contenu
La production de contenu pour votre webinaire peut rester très simple si vous créez vous-même vos PDF, vidéos et documents. Toutefois, si vous souhaitez externaliser la création de contenu pour rendre votre événement virtuel plus dynamique, les coûts peuvent rapidement augmenter en faisant appel à des professionnels.
Quelques exemples de tarifs pour des prestations, selon Malt :
- TJM moyen d’un créateur de contenu texte et/ou visuels : 250€
- TJM moyen Réalisateur: 500€
Comment calculer le ROI d’un événement virtuel ?
- Objectifs SMART : Définissez des objectifs clairs et mesurables
Utilisez la méthode SMART pour fixer des objectifs concrets :
- Spécifique : L’objectif doit être précis et bien défini.
- Mesurable : Vous devez pouvoir quantifier l’objectif.
- Ambitieux : L’objectif doit être ambitieux, mais réaliste quand même.
- Réaliste : Un objectif doit être réalisable dans les conditions actuelles de votre organisation.
- Temporisé : Assurez-vous que l’objectif a une échéance précise.
Par exemple, votre objectif pourrait être d’attirer 100 participants à notre webinaire sur la productivité et obtenir un taux de satisfaction de 4,5/5 via un sondage, d’ici la fin février.
- Collecte de données : Analysez les inscriptions, la participation et les retours
Inscriptions, participation, départ en cours de route, retours des participants, etc. Tout cela sont des KPI qu’il faut absolument noter pour savoir si votre événement a plu et identifier les points forts et les points faibles.
- Calculer le retour sur investissement pour les événements virtuels payants
Pour les événements payants, le ROI calcule la rentabilité de ce dernier. Par exemple, si vous dépensez 2 000 € et générez 5 000 €, le ROI sera de 150 %, ce qui signifie que chaque euro investi rapporte 1,50 €.
ROI = [(Bénéfices – Coûts) / Coûts] × 100
Nos 5 outils préférés pour vos événements virtuels

1. Application Teamupp
Notre plateforme QVT est idéale pour organiser des activités de team building interactives. Avec nos challenges connectés, vous pouvez renforcer la cohésion d’équipe grâce à des défis sportifs, des quiz, des vidéos et des photos, le tout dans un cadre ludique et engageant. Parfait pour dynamiser vos événements et favoriser l’implication des participants !
2. Google Forms
Un outil simple et efficace pour collecter les retours des participants. Utilisez-le pour concevoir des sondages de satisfaction, des questionnaires d’évaluation ou pour recueillir des informations pratiques avant ou après votre événement.
3. Zoom
Le leader des plateformes de visioconférence, idéal pour le streaming en direct et l’interaction avec les participants.
4. Mailchimp
Pour une gestion optimale de vos campagnes emailing liées à vos événements virtuels, Mailchimp permet de créer des newsletters attrayantes et de suivre les performances de vos envois.
5. Canva
Un indispensable pour concevoir des visuels percutants et des supports de présentation professionnels.
Créer un événement virtuel qui s’inscrit dans une stratégie globale
Il est tout à fait possible d’organiser un événement virtuel ponctuel, mais intégrer ce nouveau format dans votre stratégie peut avoir des bénéfices non négligeables sur la productivité des collaborateurs et la performance globale de l’entreprise.
Alors, pour commencer doucement à créer de nouvelles habitudes et une culture d’entreprise qui vit avec son temps, voilà quelques conseils :
- Définir les objectifs stratégiques
Un événement virtuel doit s’inscrire dans une vision à long terme et être aligné avec les priorités de l’entreprise. Qu’il s’agisse de renforcer la cohésion d’équipe, de promouvoir un nouveau produit ou de sensibiliser à des enjeux spécifiques, ces objectifs orienteront le choix des sujets, des activités et des intervenants.
- Cibler le bon public
Il est essentiel d’identifier les attentes des participants et de comprendre leur profil pour garantir un impact maximal !
- Choisir le format approprié
S’agit-il d’un webinaire de formation pour développer des compétences, d’une table ronde pour échanger des idées, ou d’un atelier interactif pour renforcer la collaboration ? Chaque format a ses spécificités et doit être choisi en fonction des résultats attendus et du type d’interaction que vous souhaitez encourager.
- Planifier le contenu stratégique
Veillez à ce que le contenu soit cohérent, captivant et adapté au format choisi : des interventions pertinentes, des activités engageantes, comme des jeux ou des sessions de questions-réponses, des études de cas ,qui ajoutent de la valeur, etc.
- Mesurer les résultats :
Mettez toutes les chances de votre côté et soyez sûrs de ne pas faire tout cela pour rien ! Analysez vos résultats pour tirer des enseignements et ajuster vos futures stratégies.
Exemple d’événement virtuel réussi #1 : Apple - Worldwide Developers Conference (WWDC) 2020
En 2020, Apple a transformé sa conférence annuelle des développeurs en un événement entièrement virtuel, en raison de la pandémie du Covid-19. Malgré le contexte sanitaire, cet événement a été un franc succès : plus de 22 millions de vues cumulées.
Exemple d’événement hybride réussi #2 : Adobe - Adobe MAX 2022
Adobe MAX 2022, organisé en format hybride à Los Angeles, a réuni 10 000 participants sur place et plus de 1 million en ligne ! Un succès incontestable animé masterclasses animées par des experts, des démonstrations en direct, des sessions de networking virtuelles, et des ateliers collaboratifs en ligne.
Nos 3 conseils pour réussir votre événement virtuel
1,2,3 si jamais vous ne deviez retenir que ça !
- Préparez-vous (bien) en amont
Vous voulez être le moins stressé possible ? Prêt à toutes les éventualités ? Le mot d’ordre est le suivant : Préparation.
Plus vous êtes préparés et mieux tout va se dérouler, c’est promis ! - Favorisez l’interaction !
Pour un événement dont tout le monde se rappellera, privilégiez la participation. Multipliez les moments d’échanges et d’intervention. Ainsi, vous créez un dynamisme qui engage les participants. - Mettez-vous à la place des participants
Autrement dit, rendez le processus le plus fluide possible. Simplifiez l’accès et l’expérience utilisateur, pour éviter toute confusion.
