Les 12 meilleures applications d'organisation d'événements

Avec la bonne application, plus besoin de se casser la tête : les équipes sont en collaboration, les tâches hiérarchisées, les inscriptions gérées et bien plus encore…

 

Voici notre sélection des 12 meilleures applications pour vous aider à planifier et gérer vos événements avec efficacité.

Pourquoi utiliser une application d'organisation d'événement ?

L’organisation d’un événement, qu’il soit petit, grand, formel ou décontracté, peut vite devenir un véritable casse-tête. 

 

Sauf si… Vous avez les bons outils ! Une application d’organisation d’événements peut littéralement vous sauver la vie grâce à des fonctionnalités simples, et pourtant cruciales : 

1. Simplifiez la gestion quotidienne

Fini les listes de tâches éparpillées, les fichiers Excel et les échanges interminables par e-mail. Tout est centralisé en un seul endroit : gestion des invitations, logistique, billetterie, suivi des participants… Tout devient tellement plus simple à gérer.

2. Centralisez toutes vos tâches !

Plutôt que d’avoir plusieurs outils différents pour gérer chaque aspect de l’événement, une application centralise tout. Cela facilite la collaboration entre les équipes, assure une gestion fluide de l’événement et, naturellement, augmente l’engagement. Gagnant-gagnant, n’est-ce pas ?

3. Gagnez un temps fou

Vous le savez, l’automatisation des tâches répétitives est un gain de temps considérable.
L’envoi d’invitations, la gestion des confirmations de présence, la création d’ordres du jour ou encore le suivi des dépenses sont des tâches que l’application peut prendre en charge, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Petit bonus : vous êtes plus détendus.

4. Coordonner efficacement les protagonistes de l’événement

Une bonne coordination est juste essentielle pour un événement réussi.
Globalement, les applications d’événements permettent une communication fluide et instantanée entre toutes les parties prenantes : organisateurs, prestataires, participants.

Détail de dernière minute ou confirmation illico-presto d’une information, la coordination devient bien plus rapide et efficace, et c’est bien pour cela qu’on utilise des outils.

5. Suivez les progrès en temps réel

Plus besoin de demander à tout le monde si ça va et où ils en sont : vous pouvez voir l’état d’avancement des tâches en direct.

Il en va de même pour le nombre de participants inscrits, les ventes, les retours des intervenants etc.

6. Offrez une meilleure expérience utilisation

Les applications offrent souvent des fonctionnalités interactives comme des agendas personnalisés, des notifications en temps réel, et des options de networking. Fidélisation des participants garantis !

7. Optez pour du mobile friendly

Impossible de faire sans, de nos jours, une application d’organisation d’événements doit absolument être responsive !
Cela permet aux organisateurs, aux participants et aux intervenants de consulter toutes les informations essentielles à tout moment et en tout lieu, le tout à portée de main.

8. Personnalisez votre événement

Avec des options de personnalisation poussées, que ce soit pour l’agenda, le programme, les invitations ou même le branding, vous pouvez ainsi ajuster l’expérience en fonction de votre public cible et des spécificités de votre événement. Tout pour un événement réussi.

9. Bénéficiez d’un reporting et analyse post-événement

Enfin, un des grands atouts de l’application est certainement la collecte de données pendant et après l’événement ! Mesurer la satisfaction des participants, analyser les inscriptions, suivre les retours sur l’expérience, l’analyse des performances vous permet de collecter des données précieuses pour vos futurs événements ! 

Notre top 12 des applications d'organisation d'événements

Les applications d'organisation d'événements gratuites

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Application #1 : Trello

Trello, c’est votre compagnon au quotidien ! 


Pour des événements, mais aussi pour de la gestion de projet ou votre itinéraire de vacances, Trello vous permet de centraliser et d’organiser vos tâches en solo, ou en équipes. 


Avec la possibilité de créer des statuts « en cours » « terminée » « en attente », vous savez comment les choses avancent et qui a besoin de quoi.

Les « cartes », imaginez un peu des post-it virtuels, crées sur Trello sont complètement personnalisables, ce qui vous permet d’ajouter des infos pour chaque tâche : échéance, listes de contrôle, pièces jointes (comme des contrats ou des présentations), le tout dans une seule interface super bien pensée.
Un réel gain de temps et une charge mentale en moins. 

 

Prix : Gratuit pour l’,option de base, avec des options payantes selon les plans.

 

Points forts : On adore leur interface intuitive basée sur des tableaux, idéale pour le suivi des tâches et la collaboration en équipe.

 

Difficulté de prise en main : *

 

Alternative : Notion, un outil similaire, pourra tout aussi bien faire l’affaire ! 

Application #2 : Asana

Tout comme Notion et Trello, Asana est un outil puissant de gestion de projet. 


Cependant, Asana est plutôt axée sur la gestion de projets à grande échelle. Avec plusieurs vues (liste, tableau, calendrier, et diagramme de Gantt) l’application s’adapte facilement aux différents styles de gestion.

Asana dispose d’options robustes pour organiser des projets complexes, de hiérarchisation avancée des tâches et des sous-tâches, idéal pour des projets et des événements multi-phases.

 

Prix : Gratuit pour les équipes jusqu’à 15 membres, plans premium ensuite.

 

Points forts : Il est facile de suivre l’attribution des responsabilités car chaque tâche peut être assignée à un membre spécifique de l’équipe, ce qui garantit que tout le monde sait ce qu’il doit faire. Parfait pour éviter les erreurs et les zones grises.

 

Difficulté de prise en main : **

Application #3 : Eventbrite

À la différence des applications d’organisation précédentes, Evenbrite est vraiment spécialisé dans l’organisation d’événements. Concrètement, l’application est particulièrement puissante sur la billetterie et la gestion des inscriptions. 

 

Son tableau de bord vous permet de suivre les ventes de billets en temps réel, de personnaliser les pages de votre événement et surtout, d’offrir une expérience fluide aux participants.

Bref, un choix idéal pour les conférences, les festivals, et les événements en ligne.

 

Prix : Gratuit pour les événements gratuits, des frais s’appliquent pour les événements payants.

 

Points forts : Eventbrite permet de gérer des événements virtuels ou hybrides, avec des intégrations possibles avec Zoom, YouTube, etc. Le top du top.

 

Difficulté de prise en main : *

Application #4 : Google Calendar

Selon nous, un incontournable ! Google calendar est, comme son nom l’indique, un calendrier numérique que vous pouvez partager avec vos collègues pour gérer vos tâches, vos rendez-vous et les impératifs liés à votre événement.

 

En collaboration avec Google Meet, vous pouvez créer des rendez-vous en visio directement depuis votre calendrier et inviter les participants en un seul clic.

 

Prix : Gratuit !

 

Points forts : On est fan de l’intégration transparente avec les autres services Google, un écosystème vraiment complet.

 

Difficulté de prise en main : *

Application #5 : Calendly

Calendly, c’est une application simple et intuitive qui permet de planifier des rendez-vous et des événements sans échange de mails interminables. 

 

Parfait pour organiser des réunions, des entretiens ou des événements en groupe, Calendly s’intègre facilement avec Google Calendar, Outlook et d’autres services de calendrier.

 

Prix : Gratuit pour les fonctionnalités de base, avec des options payantes pour des fonctionnalités avancées (comme des types de rendez-vous multiples ou des intégrations personnalisées).

 

Points forts : On est particulièrement friands de certaines options : horaires de disponibilité, rappels, intégration de questions spécifiques pour vos rendez-vous, etc.

 

Difficulté de prise en main : *

Application #6 : Meetup

Plutôt axé sur les événements locaux et les particuliers, mais pas que, Meetup est une application qui rapproche les gens en leur permettant de se retrouver autour de passions ou d’intérêts communs.

Ateliers inspirants, rencontres professionnelles, communauté pour partager un hobby, Meetup facilite tout : création de groupes, organisation d’événements, gestion des inscriptions et échanges entre membres ! 

Prix : Gratuit

 

Point forts : Meetup est un espace où l’on partage des idées, construit des relations et découvre de nouvelles expériences, le tout dans une ambiance conviviale et locale.

 

Difficulté de prise en main : *

Les applications payantes

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#Bonus pour dynamiser vos événements : L’application Teamupp

Organiser un événement, c’est super, mais organiser un événement original et engageant, dont tout le monde se souviendra, c’est encore mieux ! 


Avec des challenges sportifs connectés, des défis photo, vidéo, contre la montre, ou encore des quiz, Teamupp est une application 360° qui vous aide à booster tous vos événements virtuels ou physiques ! 

 

Prix : À partir de 0.5€ par collaborateur

 

Points forts : Spécialisés dans la QVT, Teamupp se concentre sur le team building et la cohésion d’équipe, mais toujours avec une approche focus sur le bien-être. 

 

Difficulté de prise en main : *

Application #7 : Zoho Backstage

Zoho est une application super complète pour l’organisation d’événements. Tout-en-un, pas besoin de programmes différents : elle couvre tous les aspects, de la gestion des invités à la création de l’agenda, en passant par la billetterie et les paiements en ligne.

Zoho Backstage est particulièrement bien adaptée aux conférences et aux événements de grande envergure.

 

Prix :
Gratuit pour les événements jusqu’à 50 participants
99€ par mois pour le forfait « fondamentaux » pour jusqu’à 200 participants par événement
208€ par mois pour le forfait premium et 1000 participants
416€ pour jusqu’à 5000 participants/événement

 

Points forts : On aime Zoho backstage pour les outils d’analyse puissants pour suivre la participation, mesurer l’engagement des invités et améliorer l’expérience de vos futurs événements ! 

 

Difficulté de prise en main : *

Application #8 : Inwink Event

Inwink Event est une solution complète pour les organisateurs d’événements.
C’est une application qui permet d’optimisation la visibilité de ses partenaires avec la création de packages visuels assez poussés. 

Par rapport aux précédentes, cette solution a la particularité de mettre en relation les participants pour du networking et même la possibilité de prendre des rendez-vous entre participants.

Attention tout de même à l’interface un peu « administrative », dont la complexité peut faire peur au début et nécessite parfois une formation.

 

Prix : À partir de 400 € par mois pour la formule « Optimized »  avec un engagement d’un an (ou 490€/ mois pour un engagement sur 3 mois seulement).

 

Points forts : Sans hésitations, son outil de streaming intégré pour la diffusion en direct ou en replay des sessions ! 

 

Difficulté de prise en main : ***

Application #9 : Monday.com

Monday.com est un outil de gestion de projet flexible et adaptable. C’est justement cette adaptabilité qui fait sa force : personnalisation des tableaux de suivi, vues multiples, automatisations des tâches, etc.
C’est l’outil qui s’adapte à vous, et non le contraire !

 

Prix : Il est possible de l’utiliser gratuitement en tant que freelance ou professionnel individuel. En équipe, le forfait pour 3 utilisateurs commence à 27€/ mois. 

 

Points forts : On apprécie particulièrement l’automatisation des processus répétitifs, et les fonctionnalités complexes de collaboration avancée. La fonction « Timeline » permet de visualiser de façon complète les projets avec une répartition par priorités, parfait pour ne pas se laisser déborder.

 

Difficulté de prise en main : *

Application #10 : Digitevent

Événements internes et externes, présentiel, virtuels ou hybrides, Digitevent est une plateforme tout-en-un conçue pour optimiser l’organisation de tous vos événements ! 

 

Grâce à son outil de conception de site web pour les inscriptions, les outils de networking et de matchmaking (pour faciliter les rencontres entre participants) ou encore la création de badges, Digitevent est une de nos plateformes préférées, et de confiance, pour des événements réussis.

 

Prix : Le forfait de base commence à 190€ par mois pour 100 participants. Les tarifs s’ajustent selon le nombre de personnes et les fonctionnalités.

 

Points forts : Les outils pour les événements à distance chez digitevent sont très performants ! 

 

Difficulté de prise en main : *

Application #11 : Imagina

Imagina est une plateforme puissante et complexe qui répond aux besoins des entreprises, mais aussi celles des villes, des collectivités, campus, etc.

Avec plus d’un million d’utilisateurs et une bibliothèque de fonctionnalités en constante évolution, Imagina est un outil d’organisation d’événements qui permet de tout centraliser au même endroit.

 

Prix : Sur devis uniquement.

 

Points forts : Son affichage dynamique sur grands écrans pour maintenir l’engagement des collaborateurs lors des réunions.

 

Difficulté de prise en main : **

Application #12 : Invent App

Invent App est une application conçue pour organiser des événements professionnels sur mesure, qu’ils soient physiques, virtuels ou hybrides.
Planification, coordination et analyse, sondages, murs de questions et chats pour engager les participants, ses fonctionnalités avancées et immersives en font un outil fluide qui facilite les connexions entre les participants ! 

 

Prix : Sur devis.

 

Points forts : Compatible avec divers outils comme les CRM ou les plateformes de communication, Invent app s’intègre facilement dans vos processus existants.

 

Difficulté de prise en main : **

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